Згідно з інформацією аналітиків Fortune Business Insights, вартість ринку EDMS стабільно збільшується зі значенням CAGR 16.8 %. За їхніми прогнозами, до 2029-го загальний об’єм сфери досягне $16.42 млрд.

Станом на кінець 2022-го вартість ринку цифрової трансформації сягнула позначки $1.79 трлн, а згідно з прогнозами експертів Fortune Business Insights, вже до 2029-го ця сума зросте до $6.78 трлн. Тобто ми бачимо, що індустрія розширюється, а технічні рішення модернізуються, покращуючи алгоритми роботи зі всіма сферами бізнесу.

Одним з ключових напрямків цифрової трансформації вважають саме впровадження комплексів EDMS в корпоративні середовища. Як вони впливають на бізнес та яку користь приносять компаніям?

Вплив EDMS на бізнес: позитивні сторони цифрової трансформації для компаній всіх розмірів та типів

Експерти Adobe, спільно з аналітиками Forrester провели опитування 450 старших IT-спеціалістів та виявили, що більш ніж 72 % респондентів повністю підтримують перехід на хмарний документообіг. На їхню думку, це забезпечить продуктивність та безперервність роботи в ситуаціях, коли у робітників буде лише віддалений доступ до корпоративних систем.

Згідно зі статистикою, компанії, які впровадили EDMS, знизили ризик відтоку клієнтів в 10 разів, а перспективу втрати доходу – вдвічі. Щодо впливу систем на подальший розвиток організацій, то очікується, що вони покращать CX та EX та підвищать продуктивність робітників і рівень задоволеності клієнтів.

Як показує спільне дослідження Adobe та Forrester, системи EDMS найбільш ефективні у відділах: продажів, маркетингу, фінансів, IT, юридичних сервісів, операцій, HR.

При цьому EDMS покращила велику кількість внутрішніх та зовнішніх показників, а саме:

• пришвидшила обробку документів (55 %);
• покращила взаємодію між співробітниками (54 %);
• збільшила задоволеність клієнтів (47 %);
• покращила продуктивність роботи (45 %);
• дозволила перейти на віддалену модель роботи (44 %);
• знизила витрати на зберігання та друк документів (37 %);
• покращила відстежуваність документів (36 %);
• забезпечила безпеку матеріалів (36 %).

Впровадження EDMS дозволило автоматизувати більшу частину рутинних процесів компаній та збільшити загальну продуктивність співробітників. До того ж міграція на хмарні технології покращила доступність документації для всіх працівників та її захист від пошкодження, крадіжки чи втрати.

Які тенденції очікують індустрію EDMS в найближчі роки? Огляд трендів та прогнозів експертів

У найближчому майбутньому ми побачимо тотальну міграцію на електронні системи обліку, діловодства та роботи з персоналом, адже технічних та технологічних засобів для цього достатньо. То ж доволі скоро ми оцінимо перспективи розвитку EDMS, а зараз сфокусуємось на трендах 2023–2025 років, які й призведуть до модернізації індустрії. До речі, деякі з них вже реалізовані в Schrift.

1. АВТОМАТИЗАЦІЯ ПРОЦЕСІВ

Глобальна автоматизація процесів дозволяє мінімізувати ризики, виключити помилки при обробці інформації тощо. Тренд на впровадження фреймворків для автоматичної обробки операцій вже набрав обертів на світовому ринку технологій. Лише в ніші BPA (Business Process Automation) очікується зростання загальної вартості сегмента до $19.6 млрд у 2026-му. Це вплине на алгоритми обробки документів, їх верифікації та організації, підвищивши цим продуктивність робітників.

В Schrift, наприклад, реалізована функція автоматичного підпису, з розсилкою готового документа заздалегідь доданим адресатам (як співробітникам, так і партнерам тощо).

2. РОЗВИТОК ХМАРНИХ СЕРЕДОВИЩ

кщо вірити прогнозам Gartner, то вже в кінці 2023-го індустрія хмарних послуг досягне вартості в майже $600 млрд. З їх допомогою більшість компаній відмовляться від покупки та обслуговування серверного чи локального обладнання, перемістивши всі дані в хмару.Очікується, що у 2025-му загальний обсяг інформації в хмарних сховищах перевищить 200 зетабайтів. І частина цих даних припаде саме на корпоративну документацію.

3. ДЕЦЕНТРАЛІЗАЦІЯ ТА ЇЇ ВАЖЛИВІСТЬ ДЛЯ EDMS

Технологія Web 3.0 вже зарекомендувала себе як надійного помічника у сфері кібернетичної безпеки. Загальна вартість ринку Web 3.0 до 2028-го досягне позначки в $23.3 млрд, а сфера впливу розшириться майже на всі види бізнесу та корпоративні системи компаній. Щодо ролі Web 3.0 в EDMS, то технологія забезпечує високий рівень захисту конфіденційної інформації, документів та критичних даних.

1. Пришвидшила обробку документів (55 %).
2. Покращила взаємодію між співробітниками (54 %).
3. Збільшила задоволеність клієнтів (47 %).
4. Покращила продуктивність роботи (45 %).
5. Дозволила перейти на віддалену модель роботи (44 %).
6. Знизила витрати на зберігання та друк документів (37 %).
7. Покращила відстежуваність документів (36 %).
8. Забезпечила безпеку матеріалів (36 %).

З релізом ChatGPT в індустрії AI відкрилось «друге дихання». Світ побачив прогрес у розвитку технології та кинувся масово інвестувати в неї. І хоч зараз штучний інтелект може виконувати лише обмежену кількість завдань, то в майбутньому список можливостей значно розшириться. Щодо ролі AI в EDMS, то технологія допоможе швидко знаходити документацію, пакетно вносити корективи в файли тощо. Загалом, слідкуємо за розвитком ринку та готуємось впроваджувати AI в корпоративні системи на всіх рівнях.